就業規則の見直し、何から始めるか。「作って終わり」にしない整備と運用の考え方

「就業規則を見直してほしいと言われたんですが、何年も更新されていなくて、どこから手をつければいいかわからなくて…」

こんな状況になったことはないでしょうか。人事担当者、とりわけ少人数で何役もこなしている方にとって、就業規則の見直しは「やらなければいけないとわかっているけれど、日々の業務に追われてなかなか手が回らない」課題のひとつだと思います。

就業規則は、法律によって10人以上の会社には作成・届出が義務づけられています。しかし現実には「とりあえず雛形を使って作った」「当時の担当者が整備して以来、ほとんど変えていない」という会社が少なくありません。そしてある日、採用した社員からの問い合わせや、労務トラブルの現場で初めて「就業規則がまったく実態と合っていなかった」ことに気づく——そういう場面が、実はよくあります。

就業規則は「守るためのルール集」ではなく、「会社と社員が安心して働くための土台」です。その土台が古くなっていたり、実態と乖離していたりすると、トラブルが起きたときに誰も守れなくなります。経営者も社員も、そして人事自身も。

ではどこから始めればよいか。何を優先し、どう整備し、どう社員に伝えていくか。この記事では、一人で人事業務を担う方や、人事経験がまだ浅い方が「就業規則の見直し」に向き合うときに参考になる考え方と具体的なアクションを、一緒に考えてみたいと思います。

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なぜ就業規則は「作って終わり」になるのか——背景と構造を理解する

ある若手人事が話してくれました。

あるスタートアップ企業で人事を担当する20代の女性が話してくれました。

「入社したとき、就業規則があることはわかっていたんですが、実際に読んだのは入社して半年以上経ってからでした。読んでみたら、テレワークに関する記述がまったくなくて。コロナ禍以来ずっとハイブリッド勤務をしていたのに、就業規則には『原則として会社への出社を要する』という一文が残っていたんです。その記述に気づいた社員から『これ、大丈夫なんですか』と言われて、初めて深刻さがわかりました」

この話は決して珍しいケースではありません。会社の規模や業種を問わず、「就業規則の中身が実態から何年も遅れている」という状況は広く見られます。なぜそうなるのか。いくつかの構造的な理由があります。

なぜ就業規則は形骸化するのか

就業規則が「作って終わり」になりやすい理由のひとつは、「作ること」がゴールになってしまうからです。

会社の設立時や規模拡大のタイミングで「就業規則を作らなければ」という話になる。社会保険労務士に依頼したり、インターネットの雛形を使ったりして、とりあえず就業規則を完成させる。労働基準監督署に届け出る。「できた」という達成感とともに、就業規則は書棚やフォルダの中に収まる。

その後、誰かが「そういえば最近改正があったけど、就業規則は直したっけ？」と気にしないかぎり、そのままになる。これが典型的なパターンです。

人事担当者が少ない会社では、採用・給与・社会保険・労務相談など多くの業務を並行して抱えています。「緊急ではないが重要なこと」は後回しになりやすく、就業規則の定期見直しはまさにその筆頭です。「今すぐ何か問題が起きているわけではない」という状況では、なかなか優先順位が上がってこない。これが形骸化の根本的な構造です。

法改正との関係——就業規則は「生き物」である

就業規則が形骸化するもうひとつの大きな理由が、法改正への対応の難しさです。

労働関係の法律は、ここ数年だけでも数多くの改正が行われています。育児介護休業法の改正（育児休業の取得率公表義務化、産後パパ育休の新設）、高年齢者雇用安定法の改正（65歳超の就業機会確保）、パートタイム・有期雇用労働法（同一労働同一賃金）、最低賃金の毎年の引き上げ、ハラスメント防止措置の義務化——これらすべてに対応した就業規則の更新が、本来は必要です。

しかし、法改正のたびに社会保険労務士に依頼するコストをかけられる会社ばかりではありません。また、法改正情報を自社でキャッチアップして就業規則に反映する仕組みがなければ、知らないうちに「法律を下回る就業規則」が残り続けることになります。

法律を下回る就業規則の条文は無効ですが、「無効である」ことは社員側が証明しなければなりません。つまり、問題が表面化するのはトラブルが発生したときが多い。そのとき初めて「就業規則の記載が法律と合っていなかった」と気づいても、すでに信頼関係に傷がついていることがあります。

実態との乖離——「会社で起きていること」と「規則に書いてあること」のズレ

法改正対応と並んで重要なのが、「会社の実態と就業規則の乖離」です。

働き方改革やコロナ禍を経て、多くの会社で働き方は大きく変化しました。テレワーク・フレックスタイム・副業・兼業の容認・シフト制やジョブ型雇用の導入——こうした実態の変化が就業規則に反映されていないと、「トラブルが起きたときの根拠がない」状態が生まれます。

また、実際の運用と就業規則の記載が食い違っていると、社員から「就業規則にはこう書いてあるのに、実際は違う扱いをされた」という不満が生まれやすくなります。就業規則は「守られていないルール集」ではなく、「会社と社員の合意形成の基盤」です。実態と合っていない規則は、社員からの信頼を損なうリスクがあります。

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よくある失敗パターン——見直しが後手に回る3つの落とし穴

失敗パターン①：雛形をそのまま使って会社の実態と合っていない

就業規則を初めて作るとき、インターネットの雛形や社会保険労務士が用意した標準テンプレートを使うこと自体は問題ありません。問題は、その雛形を「自社の実態に合わせて調整する」作業を省いてしまうケースです。

たとえば、雛形には「所定労働時間：1日8時間、週40時間」と書かれていても、実際にはフレックスタイム制を導入していて、コアタイムがない。あるいは「賞与は年2回支給する」と書いてあるが、実際には業績連動で支給しないこともある。こういったズレが積み重なると、就業規則は「あってないようなもの」になります。

さらに深刻なのは、雛形に含まれている「必要的記載事項」（就業規則に必ず記載しなければならない事項）が自社の実態と合っていない場合です。始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇、賃金の計算・支払い方法——これらは法律で必ず記載することが義務づけられており、実態と異なる記載は後々のトラブルの種になります。

雛形は「出発点」であり、「完成品」ではありません。自社の働き方・賃金体系・休暇制度に合わせてカスタマイズすることが、整備の第一歩です。

失敗パターン②：法改正に対応できていないリスクを放置する

「法改正があったことは知っていたけれど、就業規則まで変えなくてはいけないとは思っていなかった」——この認識のズレが、法改正対応の失敗につながります。

法改正の内容によっては、就業規則の記載内容を変えなくても法律上は問題がないケースもあります。しかし、育児介護休業法の改正のように、「就業規則に規定を設けることが義務化された」「取得率の公表義務が新設された」といった場合は、就業規則への明記が必要です。

また、最低賃金の引き上げは毎年秋に行われますが、就業規則や賃金規程に「時間給○○円」と具体的な金額を記載している場合、最低賃金を下回らないよう毎年確認と更新が必要です。

法改正に対応していない就業規則を放置すると、「知らなかった」では済まない場面が出てきます。労働基準監督署の調査が入った際や、解雇・降格などのトラブルで裁判になった際に、「就業規則の記載が法律と合っていない」ことが問題になるリスクがあります。

法改正のたびにすべてを社会保険労務士に依頼するコストが出せない場合でも、「毎年この時期に就業規則の法改正チェックをする」というルーティンを設けるだけで、対応漏れのリスクを大幅に減らすことができます。

失敗パターン③：就業規則を社員に周知していない

就業規則は、「作成して届け出る」だけでは不十分です。法律上、就業規則は「社員に周知する義務」が会社側にあります（労働基準法第106条）。周知の方法としては、常時各作業場の見やすい場所への掲示・備え付け、書面の交付、または電子的方法（社内イントラネット等）での提供が認められています。

しかし実際には、「就業規則はあるけれど、どこにあるか知らない社員が多い」「入社時に渡したきりで、その後変更の都度知らせていない」という会社が少なくありません。

就業規則を周知していない場合、法的には「就業規則の効力が生じない」とされるケースもあります。懲戒規定や解雇規定を就業規則に定めていても、社員が就業規則の存在を知らず、その内容を確認できない状態では、実際に懲戒処分や解雇を行う際に「そんな規則は知らなかった」という反論を受けるリスクがあります。

就業規則の整備は「作る」「届け出る」「周知する」の三点セットで完成です。特に改定のたびに「何が変わったか」を社員に伝える仕組みを持つことが、信頼関係の維持につながります。

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人事のプロはどうしているか——就業規則を「生きたツール」にする4つの工夫

工夫①：まず「今の就業規則と実態のズレ」を点検する

就業規則の見直しを始めるとき、多くの人が「どう改定するか」を考えようとします。しかし、その前に必要なのは「現状を正確に把握すること」です。

具体的には、現行の就業規則を手元に置きながら、次の観点でチェックリストを作ります。

確認する観点の例：

• 始業・終業時刻、休憩時間は実態と合っているか
• テレワーク・在宅勤務に関する規定はあるか
• 副業・兼業の可否とその条件は明記されているか
• フレックスタイム制を導入している場合、その条件（コアタイム・フレキシブルタイム）が記載されているか
• 育児休業・介護休業の規定は最新の法律に対応しているか
• ハラスメント（パワハラ・セクハラ・マタハラ）防止に関する条文はあるか
• 懲戒処分の種類と手続きは明記されているか
• 退職・解雇の手続きと条件は明確か

このチェックリストを埋めていくことで、「どの条文が実態とズレているか」「どの条文が法律と合っていないか」が可視化されます。全部を一度に直す必要はありません。まず「今の就業規則がどういう状態にあるか」を客観的に把握することが、見直しの第一歩です。

現状把握の段階で「自分では判断できない」箇所があれば、そこだけ社会保険労務士に相談するという方法もあります。全部を外注しなくても、「判断が必要な部分だけ専門家の意見を聞く」という活用の仕方が、コストと品質のバランスを保つ現実的な選択肢になります。

工夫②：法改正チェックを定期的に行う仕組みを作る

法改正への対応が後手に回る最大の理由は、「情報収集と対応を個人の意識に頼っている」からです。担当者が意識的にアンテナを張っていればキャッチできるが、忙しくなれば見落とす——これでは安定した対応ができません。

人事のプロが実践しているのは、「法改正チェックを業務のルーティンに組み込む」ことです。

具体的には次のような方法があります。

法改正チェックのルーティン化の例：

• 毎年4月（多くの法改正施行タイミング）と10月（最低賃金改定タイミング）を「就業規則点検月」と定め、カレンダーに入れておく
• 厚生労働省のメールマガジンや、信頼できる社会保険労務士事務所・HR系メディアのニュースレターを定期購読して情報を受け取る仕組みを作る
• 社会保険労務士と「年1回の就業規則点検」を契約に組み込み、専門家から情報を受け取る

重要なのは「人が動く仕組み」ではなく「仕組みが人を動かす」状態を作ることです。担当者が変わっても、法改正チェックが継続されるようにすることが、属人化を防ぐ意味でも大切です。

また、法改正には「義務対応（やらなければ法律違反）」と「努力義務（やることが望ましい）」があります。一覧化しておくことで、優先順位をつけた対応ができます。すべてを同じ優先度で扱うと、対応が滞りやすくなります。

工夫③：社員が読みやすい説明資料とセットで整備する

就業規則は法律文書であり、専門用語が多く、読み解くのに慣れが必要です。法律的な正確さを保つためには専門的な文体が必要ですが、社員全員に読んでもらうためには「読みやすさ」も重要です。

この二つを両立するために効果的なのが、「就業規則本体」と「社員向けの要点まとめ」をセットで整備するアプローチです。

たとえば、就業規則を改定した際に、「今回変更したポイント」「社員の皆さんに特に確認してほしい条項」「よくある質問とその答え」をまとめた1〜2ページのサマリー資料を作成します。このサマリーを全社員に配布または社内イントラに掲載することで、「就業規則は難しくてよくわからない」という壁を下げることができます。

また、入社時のオリエンテーションに「就業規則の主なポイント説明」を組み込むことも有効です。全条文を読み上げる必要はなく、「うちの会社の働き方のルールとして特に覚えておいてほしいこと」を30分程度で説明するだけでも、社員の理解度は大きく変わります。

社員が「困ったときに就業規則を見る習慣」を持てるよう、アクセスしやすい場所に置く（社内システムのトップページからリンクを貼る、入社書類の中に紙で配布するなど）工夫も、運用の継続に役立ちます。

工夫④：就業規則を「守るためのルール」でなく「働きやすさの土台」として伝える

就業規則は、「守らなかったときに罰則を受けるためのルール集」として捉えられることがあります。しかし、就業規則の本来の役割は、「会社と社員が安心して働くための合意事項を文書化したもの」です。

この認識のズレが、「就業規則は社員を縛るもの」という印象を生み、社員が読みたがらない状況を作ります。

人事のプロが実践しているのは、就業規則を「整備する理由」を社員に伝える際のフレーミングを変えることです。「法律で決まっているから」「トラブルになったときのために」ではなく、「皆さんが安心して働ける環境を整えるために、ルールを明確にしました」という伝え方です。

たとえば、ハラスメント防止規定の整備を社員に伝える際、「懲戒処分の基準を明確にした」という説明と、「どんな行為が許容されないかを会社として明確にし、相談しやすい環境を作った」という説明では、社員の受け取り方が変わります。

育児休業や介護休業の規定を整備した際も、「法律に対応するために規定を設けた」だけでなく、「育休・介護休業を取得しやすい環境を会社として整えたい、という経営の意思表示でもある」と伝えることで、就業規則整備が組織文化のメッセージになります。

就業規則は、整備して終わりではなく、社員に伝わって初めて機能します。「何のために整備しているのか」を伝える言葉を持つことが、人事の大切な仕事のひとつです。

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明日からできる具体的アクション——小さく始めて確実に前に進む

アクション①：現行の就業規則を取り出して「最終改定日」を確認する

所要時間：30分〜1時間 必要なもの：現行の就業規則（書面またはデータ） 最初の一歩：就業規則の表紙または末尾に記載された「最終改定日」を確認する

まず、就業規則がどこにあるかを確認してください。紙の書類であれば書棚や書類棚、データであれば共有フォルダや社内システムの中にあるはずです。「就業規則がどこにあるかわからない」という場合は、それ自体が「周知されていない」問題のサインです。

就業規則を手元に取り出したら、最終改定日を確認します。「3年以上更新されていない」「前任者が作ったまま」「最終改定日の記載がない」という場合は、見直しの必要性が高い状態です。

次に、会社で直近に行われた法改正対応（育児介護休業法の改正、最低賃金の引き上げなど）が就業規則に反映されているかを確認します。厚生労働省のウェブサイトには「就業規則への記載が必要な改正」の一覧が公表されていることがあります。これを参照しながら、「対応済み」「未対応」を色分けするだけでも、現状把握が大きく進みます。

この作業で「自分では判断できない」箇所が出てきたときは、「判断できない箇所リスト」を作っておきましょう。社会保険労務士に相談する際に、このリストを持っていくと、相談が効率的になります。

アクション②：「実態チェックリスト」を自分で作ってみる

所要時間：1〜2時間 必要なもの：就業規則・現在の雇用形態や働き方に関するメモ 最初の一歩：就業規則の「労働時間・休暇・賃金」の章を開いて、実態と照らし合わせる

就業規則の「労働時間」「休日・休暇」「賃金」「懲戒」「退職・解雇」の各章を読みながら、「現在の実態と合っているか」を自分でメモしていきます。

「就業規則には9時〜18時と書いてあるが、実際はフレックスを導入している」「就業規則には副業禁止とあるが、実際は許可している社員がいる」「テレワーク規定が存在しない」——こういった乖離をリストアップします。

このチェックリストは、後で社会保険労務士や法務担当者に相談する際の素材にもなりますし、社内で「就業規則整備の優先課題」を共有する際の資料にもなります。完璧なリストを作ろうとしなくて大丈夫です。「気になった点を書き留める」くらいの気持ちで取り組むことが、続けるコツです。

チェックリストが完成したら、「緊急度が高いもの（法律と明らかに合っていない）」「実態反映が必要なもの（働き方が変わったのに規則が変わっていない）」「余裕があれば整備したいもの」の3段階に分類します。これが今後の見直し計画の土台になります。

アクション③：「就業規則の周知状況」を確認して改善策を考える

所要時間：30分〜1時間 必要なもの：就業規則・社内イントラや共有フォルダへのアクセス 最初の一歩：社員が就業規則にアクセスできる場所を確認する

就業規則の内容を整備することと同じくらい大切なのが、社員が就業規則を「読める状態にあるか」を確認することです。

まず、現在の就業規則の保管・公開方法を確認します。「書棚に置いてあるが、場所を知っている社員が限られる」「社内システムにあるが、リンクがどこかわからない」という状態であれば、周知の方法を改善する必要があります。

次に、最近入社した社員（過去1〜2年以内）に「就業規則を読んだことがあるか」「どこにあるか知っているか」を個別に聞いてみます。もし「知らない」「読んだことがない」という回答が多ければ、入社時のオリエンテーションや資料配布のプロセスを見直すタイミングです。

改善の第一歩としては、「就業規則（最終改定日○○年○月）」のPDFを社内の全員がアクセスできる場所（共有フォルダ、社内チャットのブックマーク、社内イントラのトップページなど）に置き直すことから始めてみてください。場所を固定し、全員に周知するだけでも、「就業規則を確認できる環境」は大きく変わります。

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まとめ

就業規則の見直しは、「一度整備したら終わり」ではありません。法改正に合わせて更新し、実態の変化を反映し、社員に伝え続ける——このサイクルを回すことが、就業規則を「生きたツール」にすることです。

「どこから手をつければいいかわからない」と感じるときは、まず手元にある就業規則の最終改定日を確認することから始めてください。それだけで「今の状態」が見えてきます。

就業規則は、社員を縛るルール集ではなく、会社と社員が安心して働くための土台です。その土台が古くなっていたり、誰も読んでいなかったりすると、いざというときに誰も守れません。人事がこの土台を整え、社員に伝えることは、経営の安定にも、社員の信頼にも、直結しています。

「完璧な就業規則」を一度に作ろうとしなくていい。今より少しだけ実態に合った、今より少しだけ社員に伝わっている状態を目指す。その積み重ねが、就業規則を「形だけのもの」から「機能するもの」に変えていきます。

一人で抱え込まず、社会保険労務士や先輩人事の知恵を借りながら、少しずつ整備を進めていただければと思います。

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